• Step 1: The psychotherapeutic consultation (Sprechstunde) and PTV 11

    The aim: demonstrate urgency

    The first step is to attend a psychotherapeutic consultation (psychotherapeutische Sprechstunde) with a therapist who works with statutory health insurance. The aim is to obtain the PTV 11 form, which certifies the need for and urgency of therapy.

    How to proceed:

    • Call 116117 or use the online appointment portal to request an appointment for a “Psychotherapeutische Sprechstunde”.
    • Attend the appointment. There are two possible outcomes:
    • Scenario 1: The practice offers you a therapy place. Great — you do not need this reimbursement process.
    • Scenario 2: The practice cannot offer you treatment. Ask them to give you the completed PTV 11 form.

    Key points to check on the PTV 11:

    • It should include a provisional diagnosis and a recommendation for outpatient psychotherapy, for example behavioural therapy (“Verhaltenstherapie”).
    • It should state that treatment is “required promptly” (“zeitnah erforderlich”). You will often also be given an urgency code.
    • It should state that therapy cannot be provided by that same practice.

  • Your health insurer needs evidence that you have tried unsuccessfully to find a therapy place with a statutory-health-insurance psychotherapist. You should therefore keep a record of all calls and emails.

    How to proceed:

    • Search for psychotherapists in your area who accept statutory health insurance, for example through 116117, the websites of the Associations of Statutory Health Insurance Physicians (Kassenärztliche Vereinigungen), or your federal state’s chamber of psychotherapists.
    • Contact at least 5–10 practices by phone or email. Ask explicitly for a therapy place (Therapieplatz), not only an initial appointment (Erstgespräch).
    • Record every contact attempt. Note the date, time, name of the practice, contact person and outcome, for example “waiting list > 6 months”, “not accepting new patients” or “unreachable by phone”.

    A waiting time of more than three months is considered unreasonable and may support an application under the cost reimbursement process.

  • Step 3: Medical certificate of need

    The aim: confirmation of need

    In addition to the PTV 11, many health insurers ask for a short certificate from your GP or a specialist, such as a psychiatrist, confirming that psychotherapy is urgent and cannot be postponed.

    How to proceed:

    • Make an appointment with your doctor.
    • Explain your situation and ask for a certificate of need or urgency (Notwendigkeits- oder Dringlichkeitsbescheinigung) for your psychotherapy application.
    • The certificate should confirm that, from a medical perspective, a long wait for therapy is not reasonable.

    Certificate template (in German):

    Ärztliche Bescheinigung der Dringlichkeit einer ambulanten Psychotherapie


Name der/des Patientin/en: 

Geburtsdatum:

Diagnose (ICD-10):


Bei der/dem oben genannten Patienten/in liegt eine akute psychische Erkrankung vor. Wir sehen eine ambulante Psychotherapie für die/den Patientin/en als dringend indiziert an.

Mit dieser Dringlichkeitsbescheinigung möchten wir die Unaufschiebbarkeit einer Psychotherapie unterstreichen und befürworten eine sofortige Einleitung einer Therapie im Richtlinienverfahren Verhaltenstherapie.

(Ort, Datum):

(Stempel, Unterschrift):

  • Step 4: Submit the application to your health insurer

    The aim: submit all documentation

    You can now assemble your application for cost reimbursement. We recommend sending it to your health insurer by registered post (Einschreiben).

    Required documents:

    1. Application letter: your formal request for reimbursement (see the German template below).
    2. PTV 11 form from the psychotherapeutic consultation (see step 1).
    3. Record of your unsuccessful therapist search (see step 2).
    4. Medical certificate of urgency (see step 3).
    5. Certificate from the private practice: confirmation from us (or another private practice) that treatment can begin promptly. We will provide this after our first contact.

    Application letter template (in German):

    [Ihr Name]
[Ihre Straße & Hausnummer]
[Ihre PLZ & Stadt]
[Ihre Versichertennummer]

An
[Name Ihrer Krankenkasse]
[Straße & Hausnummer]
[PLZ & Stadt]

[Ort], [Datum]

Antrag auf Kostenerstattung für ambulante Psychotherapie gemäß § 13 Abs. 3 SGB V

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit beantrage ich die Kostenerstattung für eine ambulante Psychotherapie in der Privatpraxis von [Name des Therapeuten/der Therapeutin], da ich trotz intensiver Suche innerhalb einer zumutbaren Frist keinen Behandlungsplatz bei einem Vertragspsychotherapeuten finden konnte.

Die dringende Notwendigkeit einer psychotherapeutischen Behandlung wurde im Rahmen der psychotherapeutischen Sprechstunde festgestellt. Die entsprechenden Unterlagen (PTV 11 und ärztliche Notwendigkeitsbescheinigung) lege ich diesem Schreiben bei.

Wie Sie dem beigefügten Protokoll entnehmen können, war meine Suche nach einem kassenärztlichen Therapieplatz erfolglos. Die Wartezeiten betragen durchgehend mehr als drei Monate. Die Privatpraxis von [Name des Therapeuten/der Therapeutin] hat mir hingegen eine kurzfristige Aufnahme der Behandlung zugesichert, eine entsprechende Bescheinigung liegt ebenfalls bei.

Aufgrund der Systemversäumnisse bei der Sicherstellung einer zeitnahen Versorgung bin ich gezwungen, diese Leistung eines Privatanbieters in Anspruch zu nehmen. Ich bitte Sie daher um eine schriftliche Zusage zur Übernahme der Kosten für probatorische Sitzungen und die anschließende Therapie.

Ich verweise auf die gesetzliche Frist zur Bearbeitung meines Antrags nach § 13 Abs. 3a SGB V.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihre Unterschrift]
[Ihr Name]

  • Step 5: What to do if your application is rejected

    The aim: submit an objection (Widerspruch)

    A rejection is frustrating, but it is often not the final word. It is essential to submit a written objection. The health insurer is required to offer you an alternative. If it does not, your prospects of success are good.

    Objection letter template (in German):

    [Ihr Name]
[Ihre Straße & Hausnummer]
[Ihre PLZ & Stadt]
[Ihre Versichertennummer]

An
[Name Ihrer Krankenkasse]
[Straße & Hausnummer]
[PLZ & Stadt]

[Ort], [Datum]

Widerspruch gegen Ihren Bescheid vom [Datum des Ablehnungsschreibens]
Aktenzeichen/Vorgangsnummer: [Falls vorhanden]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit lege ich Widerspruch gegen Ihren Ablehnungsbescheid vom [Datum des Schreibens] ein.

Sie haben meinen Antrag auf Kostenerstattung nach § 13 Abs. 3 SGB V abgelehnt. Die von Ihnen genannten Gründe weise ich zurück. Alle notwendigen Unterlagen, die eine unaufschiebbare und notwendige Behandlung sowie das Systemversämnis belegen, lagen meinem Antrag bei.

Sie haben mir in Ihrer Ablehnung keine zumutbare, zeitnahe Behandlungsalternative bei einem Vertragstherapeuten genannt. Somit kommen Sie Ihrer gesetzlichen Verpflichtung nicht nach.

Ich fordere Sie daher erneut auf, meinen Antrag zu genehmigen und die Kosten für die Behandlung zu übernehmen.

Sollten Sie diesen Widerspruch ablehnen, behalte ich mir weitere rechtliche Schritte vor.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihre Unterschrift]
[Ihr Name]

This article was originally published on divergentbrain.org. This content is for information only and does not replace an individual professional assessment or care.